Для використання українських офіційних документів за межами країни часто потрібно підтвердити їхню юридичну силу. Одним із найпоширеніших способів такого міжнародного засвідчення є проставлення апостиля — спеціального штампа, який підтверджує справжність документа та статус посадової особи, що його видала. Про це повідомляє пресслужба Мін'юсту.
Апостиль застосовується відповідно до Гаазької конвенції та дозволяє документам, оформленим в Україні, визнаватися у країнах-учасницях без проходження додаткової процедури консульської легалізації. Водночас законодавство визначає перелік документів, на яких апостиль не може бути проставлений.
Які документи не підлягають апостилюванню
Згідно з чинними правилами, затвердженими Міністерством закордонних справ, Міністерством внутрішніх справ, Міністерством освіти і науки, Міністерством фінансів та Міністерством юстиції України, апостиль не ставиться на оригіналах таких документів:
- паспортах та інших документах, що посвідчують особу і підтверджують громадянство України;
- документах, які підтверджують спеціальний статус особи;
- військових квитках;
- трудових книжках;
- дозволах на право зберігання та носіння зброї;
- свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів;
- інших посвідченнях, що видаються відповідно до законодавства України.
Водночас у деяких випадках для використання таких документів за кордоном можна подати їхні копії. Фотокопії мають бути належним чином засвідчені нотаріусом.
Не всі офіційні документи можна подати на апостиль
Також апостиль не проставляється на копіях та оригіналах нормативно-правових актів, офіційних роз'яснень, правових висновків щодо застосування законодавства, а також документах, які мають характер службового листування.
Не приймаються для апостилювання і оригінали документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР. Виняток становлять документи про освіту та вчені звання, видані в Українській РСР.
Такі радянські документи можуть бути подані лише у вигляді копій або копій із перекладом, які були засвідчені в установленому порядку на території України.
Особливі правила для документів про освіту та актів цивільного стану
Документи у сфері освіти та науки можуть бути апостильовані у вигляді копій лише після того, як апостиль уже поставлено на їхні оригінали.
Окремі вимоги діють щодо документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану. Їхні копії можна засвідчити апостилем лише після попередньої легалізації оригіналу — шляхом консульської легалізації або проставлення апостиля.
Нотаріуси також можуть засвідчувати копії таких документів для подальшого використання за кордоном лише після проходження цієї процедури.
Апостиль не ставлять на інформації з реєстрів
Окремо зазначається, що апостиль не проставляється на інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно. Такі відомості видаються на звичайних аркушах формату А4 без спеціальних бланків, підпису посадової особи чи печатки, тому вони не відповідають вимогам для апостилювання.
Якщо документ підтверджує майновий стан і потрібен за кордоном, особа може звернутися до державного або приватного нотаріуса для оформлення відповідної заяви чи афідевіту.
На які документи правила не поширюються
Вимоги щодо апостиля не застосовуються до документів, які видають закордонні дипломатичні установи України для використання у країнах їхньої акредитації, а також до документів, пов'язаних із комерційними або митними операціями.
Таким чином, перед поданням документа для використання за кордоном варто перевірити, чи підлягає він апостилюванню, адже для окремих категорій документів передбачені спеціальні процедури підтвердження.
Раніше повідомлялося, що вартість апостиля в Україні зросла в десятки разів.